Beat the change, before it beats you!,

De afgelopen weken heb ik een groot aantal bedrijven bezocht die worstelen met het snel en goed doorvoeren van veranderingen die moeten plaatsvinden. Uiteraard heeft ieder bedrijf zijn eigen challenges, maar toch zit er een patroon in. Vaak gaat het om doorvoeren van wet- en regelgeving, updates van ICT systemen of het invoeren van nieuwe productieprocessen.
Het patroon bij deze fundamentele veranderingen is dat er geen overzicht is waar de aanpassing allemaal impact heeft. Bij het opstellen van de eisen en wensen blijft er een onbestemd gevoel over de juistheid en volledigheid. Bovendien is de manier van vastleggen van die wensen en eisen niet consistent qua methode en diepgang. Doordoor is hergebruik nauwelijks mogelijk, en terugzoeken zeer tijdrovend.
Gelukkig is er nu een standaard ondersteund door een tooling die helpt bij deze dilemma’s. Het heet YMTY, en zorgt voor right first time; 20% minder doorlooptijd in de analysefase en 50% hogere kwaliteit van de eisen en wensen. Bovendien zijn de supply chain en manufacturing industrie standaarden onderdeel van YMTY. Hierdoor is het mogelijk om nog sneller te zijn, en eenduidig met je ketenpartners te communiceren. Uiteraard helpt YMTY ook om de documentatie gestructureerd te reviewen en audit efficiënter te laten verlopen.
Kortom: Beat the change, before it beats you!

Regels of bedrijfsprocessen

In veel bedrijven zijn medewerkers druk bezig om de bedrijfsactiviteiten in “business processes” vast te leggen. Bij het vastleggen hiervan loop je tegen een aantal uitdagingen aan:
• Welke standaard gebruik je, bijvoorbeeld BPMN 2.0
• Welke tekentool gebruik je, Visio of een meer geavanceerde tool
• Welke diepgang hanteer je, level 1 descriptive; level 2 analytical; level 3 executable
• Leg je de bedrijfsregels ook vast bij het proces, en zo ja hoe dan
• Hoe harmoniseer je de processen over de locaties/ units/ landen/ etc
• Hoe ga je om met uitzonderingen
Om maar met het laatste punt te beginnen, hoe ga je om met uitzonderingen? Vaak wordt de eerste opzet van een bedrijfsproces in een workshop getekend. Na een tijdje ontstaat er in de workshop een discussie die met “ja-maar” begint. Met andere woorden, het getekende proces klopt, helaas zijn er ook gevallen waarin het proces toch anders verloopt. Na wat discussie en gesteggel komt dan het verlossende woord: “laten we niet de uitzonderingen modelleren, maar het hoofdproces. We streven naar een dekking van 95%”. Voor de tekening is deze aanpak prima, helaas voor de implementatie die volgt niet. De geautomatiseerde systemen die de processen moeten ondersteunen moeten immers “snappen” wanneer het even is toegestaan om van de 95% af te wijken. Software snapt dit niet vanzelf, daar moeten duidelijke regels voor zijn. Het gevolg is of dat alle transacties afgedwongen worden via het getekende proces, of dat er een achterdeurtje wordt opgezet voor de uitzonderingen. Wanneer en hoe de achterdeur gebruikt wordt, is dan vaak niet eenduidig.
Er is een oplossing die wel altijd werkt. Leg de bedrijfsregels- business rules- vast. Business rules kunnen wel 100% dekkend beschreven worden. Probeer het maar eens om in een bestaand proces bij een besluitvormingsdriekhoekje alle regels op te schrijven. Vaak staat in de tekening “goedgekeurd/ afgekeurd”. Voor het goedkeuren van producten zouden de regels kunnen zijn:
• Temperatuur tussen de 2 en 5°C
• Gewicht per zak tussen de 10,0 en 10,5 kg
• Label scanbaar
• Verpakking niet beschadigd
• Etc
Als een van de criteria niet voldoet, is het duidelijk dat het proces niet verder kan. Dat is voor iedereen duidelijk, en hoef je niet via ingewikkelde loops in het proces te tekenen.
Kortom: om succesvol een verandering door te voeren is het tekenen van een proces niet voldoende. Essentieel is ook om alle business rules vast te leggen. Het vastleggen van deze regels moet door de business zelf gebeuren, en niet door ICT. ICT moet de vertaling naar software systemen maken, maar dus niet zelf de regels opstellen. De praktijk toont aan dat bedrijven die hun regels vooraf goed vastleggen, 25% sneller zijn in de project uitvoering en dat de faalkosten met wel 20% afnemen!

Slagkracht

YMTY verhoog uw slagkracht, verminder de faalkosten.