Regels of bedrijfsprocessen
In veel bedrijven zijn medewerkers druk bezig om de bedrijfsactiviteiten in “business processes” vast te leggen. Bij het vastleggen hiervan loop je tegen een aantal uitdagingen aan:
• Welke standaard gebruik je, bijvoorbeeld BPMN 2.0
• Welke tekentool gebruik je, Visio of een meer geavanceerde tool
• Welke diepgang hanteer je, level 1 descriptive; level 2 analytical; level 3 executable
• Leg je de bedrijfsregels ook vast bij het proces, en zo ja hoe dan
• Hoe harmoniseer je de processen over de locaties/ units/ landen/ etc
• Hoe ga je om met uitzonderingen
Om maar met het laatste punt te beginnen, hoe ga je om met uitzonderingen? Vaak wordt de eerste opzet van een bedrijfsproces in een workshop getekend. Na een tijdje ontstaat er in de workshop een discussie die met “ja-maar” begint. Met andere woorden, het getekende proces klopt, helaas zijn er ook gevallen waarin het proces toch anders verloopt. Na wat discussie en gesteggel komt dan het verlossende woord: “laten we niet de uitzonderingen modelleren, maar het hoofdproces. We streven naar een dekking van 95%”. Voor de tekening is deze aanpak prima, helaas voor de implementatie die volgt niet. De geautomatiseerde systemen die de processen moeten ondersteunen moeten immers “snappen” wanneer het even is toegestaan om van de 95% af te wijken. Software snapt dit niet vanzelf, daar moeten duidelijke regels voor zijn. Het gevolg is of dat alle transacties afgedwongen worden via het getekende proces, of dat er een achterdeurtje wordt opgezet voor de uitzonderingen. Wanneer en hoe de achterdeur gebruikt wordt, is dan vaak niet eenduidig.
Er is een oplossing die wel altijd werkt. Leg de bedrijfsregels- business rules- vast. Business rules kunnen wel 100% dekkend beschreven worden. Probeer het maar eens om in een bestaand proces bij een besluitvormingsdriekhoekje alle regels op te schrijven. Vaak staat in de tekening “goedgekeurd/ afgekeurd”. Voor het goedkeuren van producten zouden de regels kunnen zijn:
• Temperatuur tussen de 2 en 5°C
• Gewicht per zak tussen de 10,0 en 10,5 kg
• Label scanbaar
• Verpakking niet beschadigd
• Etc
Als een van de criteria niet voldoet, is het duidelijk dat het proces niet verder kan. Dat is voor iedereen duidelijk, en hoef je niet via ingewikkelde loops in het proces te tekenen.
Kortom: om succesvol een verandering door te voeren is het tekenen van een proces niet voldoende. Essentieel is ook om alle business rules vast te leggen. Het vastleggen van deze regels moet door de business zelf gebeuren, en niet door ICT. ICT moet de vertaling naar software systemen maken, maar dus niet zelf de regels opstellen. De praktijk toont aan dat bedrijven die hun regels vooraf goed vastleggen, 25% sneller zijn in de project uitvoering en dat de faalkosten met wel 20% afnemen!
Verbeter uw grip op supply chain & productieprocessen
Supply chain en productieprocessen zijn complex. Alleen al het onderhouden van een gedetailleerd en actueel overzicht van uw processen, bedrijfsregels en de onderlinge afhankelijkheid is vaak al een uitdaging op zich. Voeg daar de veranderende aard van bijvoorbeeld de marktvraag en wetgeving aan toe, en uw organisatie besteedt al snel meer tijd aan proces- en impactanalyses dan aan het besturen van de dagelijkse operatie. Nauwkeurige impactanalyses naar de gevolgen van veranderingen zijn essentieel, maar tijdrovend en complex. Het proces versnellen leidt vaak tot onvoldoende inzicht en zeer zorgvuldig te werk gaan neemt veel tijd in beslag. Beide leiden vaak tot stijgende faalkosten als gevolg van een stilstaande productie, wijzigingen, het niet voldoen aan regelgeving, verkoopverliezen, stijgende voorraadkosten en andere verstoringen.
Wat u nodig heeft is de mogelijkheid om snel en goed in te kunnen schatten welke impact wijzigingen in de gehele productie en supply chain hebben. U wilt kunnen zien welke aspecten van uw organisatie geraakt worden door een verandering en wat er gedaan moet worden. Onze YMTY oplossing doet dit allemaal voor u
Wat is YMTY
YMTY staat voor "Your MOM Told You", waarin MOM uw Manufacturing Operations Management is. De software-engine van YMTY is URequire Studio. De USoft oplossing voor het vastleggen en beheren van bedrijfseisen en -regels. Met behulp van deze software bent u in staat om uw bedrijfseisen en -regels sneller en consequenter in kaart te brengen. Om de juistheid en volledigheid van uw bedrijfseisen en –regels te ondersteunen hebben wij YMTY voorzien van alle definities, onderlinge relaties en best practices van de industriestandaarden. Hierdoor kunt u meteen aan de slag en krijgt direct een diepgaand inzicht in supply chain en productieprocessen. Inhoud toevoegen die specifiek voor uw organisatie is, is gemakkelijk te realiseren en maakt YMTY een nog waardevollere oplossing. Onderlinge relaties worden direct zichtbaar gemaakt terwijl u werkt met YMTY en omdat het in natuurlijk taal beschreven wordt is het te begrijpen door alle diciplines binnen uw organisatie. YMTY geeft bovendien feedback op de consistentie van uw werk om eenduidigheid en ondubbelzinheid te waarborgen.